8 nejčastějších procesních bolístek, 5. díl - Vázne nám komunikace a chybí informace
V případě, že chybí informace uvnitř firmy, je to nepříjemné, ale když chybí i v komunikaci se zákazníkem, ztrácí firma na důvěryhodnosti a spolehlivosti. Takové prohřešky se mohou v dlouhodobém horizontu neblaze podepsat i na finančních výsledcích.
Co když v komunikaci není žádný systém?
Schraňování informací a práce s nimi je jedna z nejdůležitějších oblastí ve firmě. Na vině bývá rychlý růst firmy, kdy už přestává fungovat časté ústní předávání informací, a chybějící nástroje na ukládání informací. Nebo naopak zase nejednotné využívání většího množství úložišť, takže brzy nikdo neví, co má kde hledat.
Co se týká nastavení komunikace, obvykle chybí systematické schůzky, porady, 1 to 1 meetinky apod. Na společných setkáních se toho mnoho řekne, ale málo se toho zapíše a úkoly s termíny zůstanou viset ve vzduchoprázdnu. Na příští poradě se probírá to samé. Nebo se porad účastní lidé, kteří tam být nepotřebují a jen tím ztrácí čas. Přitom porady jsou velmi drahá záležitost, když si spočítáme, kolik hodinovek na ni padne.
Další nešvar jsou e-maily. Čím více jich odešleme, tím více se jich k nám vrací. Pak si stěžujeme na zahlcenou schránku. Přitom je někdy mnohem rychlejší zvednout telefon. Když funguje komunikace, všechno se dá mnohem snáz vyřešit.
Jak lépe a efektivněji komunikovat?
Zamyslete se nad tím, jak nyní komunikujete, jaké využíváte kanály a nástroje, jak efektivně je využíváte, jak často se setkáváte, co řešíte, co je výsledkem takových schůzek, zda splňují vaše očekávání. Osobní kontakt s vašimi lidmi je zásadní pro rozvoj zdravých vztahů a firemní kultury. Vaši lidé ocení, že si na ně najdete čas i jindy než při zadávání úkolů. V některých firmách se setkávám s tím, že je z počátku potřeba nastavit častější porady a tím se naučit určité disciplíně. Po čase je možné frekvenci snížit a dojít třeba až k tak volnému pojetí, že bude jednou za týden vyčleněná hodina na společnou poradu a kdo bude potřebovat, tak se může zapojit.
Pravidla pro efektivní vedení porad:
- definování pravidel pro konání porad (kdo poradu svolává, na jaký čas, kdo vkládá událost do kalendáře, atd.)
- nastavení pevné frekvence porad (1x týdně, 1x za měsíc)
- vytváření přípravy na porady (lépe odhadneme časovou náročnost, můžeme body a témata prioritizovat, případně přehodit na jiný typ porady, třeba strategickou)
- stanovení zodpovědnosti za vedení porady (může to být stále stejný člověk nebo se můžete střídat)
- stanovení zodpovědnosti za zapisování porady (opět se můžete střídat, pokud chcete)
- na konci porady jsou zapsané všechny úkoly s termíny a jejich řešitelem
K uchovávání informací je zásadní si říci, jaké všechny informace jsou pro vás důležité a chcete je shromažďovat, kde je budete uchovávat, kdo které informace potřebuje ke své práci a komu stačí být pouze informován bez dalšího zapojení. Vytřídíte tak podstatné od nedůležitého. Nastavíte určitá pravidla, která vám pomohou udržet přehled a ušetří vám čas dohledáváním nedohledatelného.
V příštím dílu si řekneme, proč stále opakujeme ty samé chyby a jak s tím skoncovat.
Napsáno pro nakladatelství FORUM s. r. o. , do časopisu Statutární zástupce firmy.
Naučte se pracovat s procesy jednoduše a efektivně. Začít můžete na workshopu Procesy, které vám ulehčí život.
Nemáte trpělivost ani chuť řešit zádrhele v komunikaci ve vaší firmě? Chybí vám nadhled? Domluvte si nezávaznou konzultaci zdarma a společně se podíváme, jak vám co nejlépe a nejrychleji pomoci. Těším se na vás!