Čím si firmy nejčastěji komplikují život, když nemají promyšlené finanční procesy?

Procesy, které souvisí s financemi jsou ve většině firem obvykle dobře podchycené, protože v nich jde o peníze. Jsou poměrně přesně nastavené a není zde příliš velký prostor pro kreativitu. Mnoho z nich je již alespoň částečně automatizováno. I tak je ale různé firmy řeší různým způsobem v závislosti na stáří firmy, oblasti působení, velikosti, stylu řízení atd. Přestože je účetní oddělení ve firmě nepostradatelné, je mnohdy považováno za zdroj zdržování, přebujelých procesů a pomyslným trnem v oku lidem, kteří v ní vidí jen obtížnou administrativu.

S čím se tedy nejčastěji firmy potýkají a jak se jim dá pomoci?

Neúplná evidence faktur

Majitelé začínajících nebo malých firem s tím mají jistě bohaté zkušenosti. Než firma naroste do takové velikosti, že si může dovolit vlastní účetní, často se o faktury a platby stará sám majitel. Ten se od začátku svého podnikání učí velké spoustě věcí a je pravda, že pár drobných tipů, jak si zjednodušit práci kolem účetnictví (která patří k těm úplně nejméně oblíbeným), by jistě uvítal. Třeba právě od účetních, kteří s tím mají největší zkušenosti a chaotičtí klienti jim také zbytečně přidělávají práci.

Pokud hned od začátku nepřemýšlíte o tom, jak a kde faktury systematicky vystavovat, ukládat a evidovat, čeká vás mimo jiné nepříjemný a časově náročný boj s nespárovanými položkami.

V případě, že faktury neevidujete vůbec, čelíte dalšímu problému. Nemáte přesnou představu o finančních tocích. Nevíte, jaké máte příjmy a výdaje. Nemáte-li jasná čísla, řídíte firmu na základě intuice a případně pohybu na účtu. A to dlouhodobě nestačí. Je to sice triviální, logické, ale vůbec ne neobvyklé, že firmy tuto oblast podceňují.

Jednoduché, ale v praxi ne vždy snadno proveditelné doporučení je, zamyslet se nad oběhem faktur dříve, než se utopíte v nespárovaných položkách nebo vás začne dohánět cash flow. V dnešní době se dá mnoho úkonů automatizovat. Pokud faktury nevydává přímo účetní, lze jí je pravidelně odesílat či zajistit jí přístup a ona si je sama může všechny dohledat. Systémy umožňují i automatické párování plateb s bankou, pokud je u nich správně zadaný variabilní symbol.

Co se týká přijatých dokladů, můžete nastavit systém, kde budete doklady evidovat a párovat s platbami ručně. Výrazně přesnější a úspornější způsob zpracování dokladů umožňují softwary, kde přijaté faktury můžete evidovat tak, že je naskenujete. Důležitá je i pravidelnost, jak se účetnictví věnujete. Některé firmě postačí dát si účetnictví dohromady jednou za měsíc, větší firmy už budou pro přehlednost volit častější frekvenci. Vše je pak snazší i pro samotnou účetní. O funkcích takových nástrojů nemá smysl se více rozepisovat. Informací o nich bude k dispozici víc než dost. Navíc je vhodné pomyslet i na využití AI s patřičnými bezpečnostními opatřeními.

Se správnými čísly je pak už hračka sledovat, jak se vám daří, jaké investice si firma může v budoucnu dovolit a jaký vliv to bude mít na její další vývoj. Využíváte naplno finanční reporty a hrajete si s predikcemi. Máte nad svou firmou kontrolu.

Kolování přijatých faktur ve firmě

Z hlediska procesů je vždy přínosné přemýšlet, jak přijaté faktury putují po firmě a kolika rukama musí projít, než se objeví v evidenci. Pro různé firmy může být užitečný odlišný způsob práce s fakturami.

Někde bude vyhovovat systém, kdy si každý pracovník, který řeší dodávku pro firmu, hlídá přijaté faktury sám, a pak je předává někomu, kdo má účetnictví na starost. Jinde by tento systém selhal a je výhodnější, aby se všechny příchozí faktury sbíhaly u jednoho člověka a ten je pak distribuoval k příslušným pracovníkům ke schválení. Každý způsob má své pro a proti.

U první možnosti musíte spoléhat na to, že všichni ve firmě budou dostatečně zodpovědní, aby si faktury uhlídali a včas je předali k evidenci. Nicméně takové doklady jsou již zkontrolované a schválené.

Ve druhém případě je riziko, že nebude zcela jasné, komu faktura patří a po firmě bude kolovat tak dlouho, že prošvihnete její splatnost. Výhodou je, že bude hned od příchodu do firmy v evidenci, a tudíž bude snadno dohledatelná.

Příliš mnoho schvalovacích koleček

Ve firmách se setkávám se dvěma extrémy. Buď nikdo nehlídá, kolik se kde utrácí, nebo je naopak tolik schvalovacích koleček s různými finančními limity, že po schválení nákupu už nikdo skoro neví, o co šlo.

Je rozumné, aby vedení firmy stanovilo podmínky, za co, kdo a kolik může vydávat peněz. Každý vedoucí pracovník má obvykle rozpočet pro své oddělení. Je na místě dobře si rozmyslet, do jaké částky, který pracovník může schvalovat, protože pokud jsou limity příliš nízké, může se stát, že nadřízení manažeři nedělají nic jiného, než neustále schvalují objednávky. V horším případě na to nemají čas a vše se zdržuje.

Jiný případ je, když je do některých projektů zapojeno více lidí zodpovědných za různé dodávky. V té chvíli se hodí upravit systém tak, aby mohl mít na starosti schvalování jeden člověk, který ví o všem nejvíce. To už je sice více o řízení projektů, ale v každé firmě všechno souvisí se vším a projektové řízení bývá často slabé místo. 

Návaznost odměn na fakturaci

Poslední věc, o které se chci dnes zmínit, protože na ni v praxi narážím, je řešení odměn. Ne z hlediska motivace, ale cash flow. I když je to samozřejmě propojené.

Více motivující je vyplácet odměny ihned po dokončení zakázky a vystavení faktur. Když to je ve firmě nastavené takto a odměny se vyplácí každý měsíc, je to velmi náročné na uhlídání celého cash flow a ziskovosti zakázek. Do celého procesu se musí promítnout více faktorů, aby se nestávalo, že budou vyplaceny odměny a až za další měsíc se zjistí, že zakázka je po přijetí dodavatelských faktur ztrátová.

Pro firmu je vhodnější využít model vyplácení odměn po přijetí plateb na účet a po uzavření celých zakázek přijetím všech dodavatelských faktur. To už je mnohem transparentnější způsob, který klade větší důraz i na zodpovědnost všech lidí zapojených do zakázky. Obvykle se zrychlí proces vystavování faktur zákazníkovi, urgování faktur po splatnosti a uhánění dodavatelů kvůli jejich fakturám. Pokud ale nejsou zaměstnanci na tento způsob práce a odměn zvyklí, přechod na něj bude vyžadovat trpělivost a diplomatický přístup, protože se jim z počátku bude zdát nevýhodný a budou mít pocit, že jim zabere více času.

Nebojte se procesů. Udělejte si z nich nejlepší spojence a připravte se pomocí nich i na náročnější období, kterými může vaše firma nečekaně procházet. Budete tak mít vše pod kontrolou a zároveň budete schopni se rychleji přizpůsobit novým podmínkám.

Napsáno pro TSM vzdělávací agenturu do časopisu AD REM - K věci.

Naučte se pracovat s procesy jednoduše a efektivně. Začít můžete na workshopu Procesy, které vám ulehčí život.