Jak organizovat práci ve firmě tak, aby vám nepřerostla přes hlavu - pokračování
Máte za sebou úspěšný rozjezd firmy a v ní partu srdcařů, kteří nabírají na obrátkách spolu s ní. Zároveň nechcete usnout na vavřínech a spoléhat se, že vaše firma bude sama fungovat roky jako perpetuum mobile. Kladete si tedy otázku, jak zajistit její úspěšné fungování i v dalších letech a nedat šanci chaosu. Také přemýšlíte, jak do firmy dostat další správné lidi a jak je vychovat. Víte, že si chcete ty stávající udržet a místo ždímání je preferujete rozvíjet. Současně myslíte také na udržení vaší kontroly nad firmou a nadhledu nad funkčností celého systému. Co je v takové době tedy potřeba mít na vědomí, abyste se netočili v kruhu? Jaká pravidla, procesy a způsob řízení vám zajistí či vylepší stabilní firmu, která bude dlouhodobě klapat jako dobře promazaný stroj?
V minulém díle jsme si povídali o prvních 3 oblastech, které mají zásadní vliv na dlouhodobé úspěšné fungování firmy a organizaci práce. Jsou jimi firemní kultura, pravidla komunikace a týmové spolupráce a zvyšování motivace prostřednictvím jasné vize silného a pozitivního leadera. Nyní se podíváme na další dvě oblasti: smysluplné řízení projektů a popis procesů.
Není třeba ve firmě zavádět složité metodiky projektového řízení, aby všichni věděli, co se v kterém projektu děje. Stačí se řídit selským rozumem a mít aspoň trochu disciplíny. Procesy nemusí být sprosté slovo, ale záchranný kruh v případě, kdy potřebujeme nějaké práci delegovat, najít za sebe zástup nebo ji vysvětlit co nejrychleji nováčkovi.
4. VĚDOMÉ ŘÍZENÍ INTERNÍCH PROJEKTŮ - ZKROCENÍ PUNKU A OMEZENÍ PLÝTVÁNÍ
Dalším velkým zdrojem chaosu, přetížení a demotivace jsou nesystematicky řízené projekty. Projekty se často zaměňují za úkoly a jejich plánování se nevěnuje žádný čas. Valí se jeden přes druhý, nikdo moc netuší, v jakém stavu který je, kdy bude dokončený, kdo na něm pracuje a za co zodpovídá, zadání se mění jak aprílové počasí.
Uchopit projektové řízení ve firmě, která oplývá spoustou nových nápadů a chce všechno spouštět hned, je opravdu oříšek. Zavést úspěšně aspoň úplný základ je zejména o přístupu a disciplíně vedení firmy.
Nad čím stojí se minimálně zamyslet, než projekt spustíte?
1. Stanovte si jednoznačný cíl, aby všichni věděli, čím přesně projekt končí a co už není jeho součástí.
2. Definujte si přínosy. Jaké zlepšení vám projekt přinese? V čem vám peníze ušetří nebo vydělá?
3. Vyberte si tým. Pokud chcete, aby s vámi lidé na projektu pracovali, musí o tom vědět a souhlasit s tím. Nadchněte je pro vaši myšlenku. Řekněte jim, co od nich očekáváte a jaká je jejich role.
4. Nastavte si termín. Když nechcete, aby se projekt nekontrolovatelně táhnul, nastavte si jasný termín. Ideálně reálný a po sladění časových možností všech zapojených členů týmu.
5. Sepište si plán či harmonogram. Usnadní vám plánování jednotlivých aktivit a jejich návazností. Ušetří vám mnohdy i řadu nepříjemných překvapení, na která se můžete předem připravit. V každém případě omezíte plýtvání, protože s plánem a harmonogramem nebudete střílet úplně naslepo.
5. PROCESY, MANUÁLY, CHECKLISTY, PRACOVNÍ NÁPLNĚ, REPORTY - ZÁKLAD DLOUHODOBĚ PROSPERUJÍCÍCH FIREM
Na sepsání procesů a manuálů není nikdy vhodná chvíle ani dostatek času. Drtivá většina lidí je považuje za nadbytečné žrouty času a ruce svazující nežádoucí administrativu. Takovou zkušenost můžete mít s přebujelými a nefunkčními procesy, které neslouží, ale znepříjemňují lidem život, omezují kreativitu a často postrádají smysl.
Správně a srozumitelně sepsané procesy a manuály vám ale dávají nezbytnou oporu v systému. Pokud vaše firma stojí jen na konkrétních lidech, s jejich odchodem odchází i cenné know-how. Když ve firmě není popsán systém, její hodnota je výrazně nižší, protože nikdo nechce koupit či zdědit jen prázdnou značku. Bez popsaných procesů jsou lidé těžko zastupitelní, nahraditelní a nováčci se zbytečně dlouho zaučují.
Jak vytvořit funkční systém, který dodá lidem potřebnou oporu a zároveň jim nechá nezbytnou svobodu?
1. Podívejte se na firmu jako na celek. Nakreslete si procesní mapu, ve které uvidíte, jak jsou jednotlivá oddělení / oblasti firmy propojena skrze jejich činnosti.
2. Popište si hlavní procesy (obchodní, finance, strategie, marketing atd.) podle priorit. Začněte těmi, které vám přináší / šetří peníze, zvyšují kvalitu, omezují plýtvání nebo zvyšují efektivitu.
3. Nezapomeňte na podpůrné procesy (administrativa, HR, komunikace atd.). Právě tyto procesy jsou často dlouho opomíjené a jsou zdrojem velkého plýtvání a přetížení lidí.
4. V každém procesu musí figurovat jeho vlastník. Je to člověk zodpovědný za celý proces, jeho neustálé zlepšování a za jeho výstup.
5. Popište si role / pracovní pozice / náplně práce a dejte pozor, ať zahrnují i zodpovědnosti a pravomoci.
6. Místo popisování procesu vám mnohdy velmi dobře poslouží obyčejný checklist, abyste na nic nezapomněli.
7. Nastavte si reporting a KPI. Výsledky v každém procesu je třeba měřit, abyste věděli, kde je prostor pro zlepšení a kam se chcete posunout.
Procesy popisujte jen do takého detailu, který vám umožní dosahovat co nejlepších výsledků. Nemá smysl detailně pitvat činnosti, které se každý týden mění nebo spadají do oddělení, kde by lidé tak podrobné procesy vůbec nečetli, protože by v nich neviděli žádný užitek, a stačí jim checklist.
Lidsky a srozumitelně sepsané procesy vám zajistí kvalitu, efektivitu, rychlost reakce na změny a důležitou kontrolu. Majitelům úspěšným firem dobře uchopené procesní řízení přináší klid, ruce uvolněné na strategické řízení firmy, osobní rozvoj a v neposlední řadě i volný čas na nezbytný odpočinek.
Napsáno pro Vlastní cesta.