Tajemství úspěšného řízení týmů a projektů na dálku

09.03.2021

I úspěšné firmy se dnes potýkají s ne zcela vyhovujícím (vědomým) řízením projektů. Mnohdy jim chybí i základní stavební kameny projektu jako je jeho přínos, přesně definovaný cíl, termín, složení týmu a rozpočet. Pokud máme navíc řídit projekt na dálku, vstupují do hry faktory, které mohou běžné (ne)řízení projektů ještě více zkomplikovat. Jak řídí projekty a týmy na dálku úspěšní projektoví manažeři? 

1. Důvěra a zodpovědnost

I když říkáme, že řídíme projekt, stále jsou to lidé, které ve skutečnosti řídíme. Při práci na dálku platí dvojnásob, že základem fungování jakéhokoliv týmu, nejen projektového, je důvěra a zodpovědnost jednotlivých členů týmu.

Jako projektový manažer budujte vztah se svými lidmi prostřednictvím upřímného zájmu o jejich osobu. Dávejte jim najevo, že na to nejsou sami, i když spolu nejste v kanceláři. Posilujte v nich pocit zodpovědnosti a kompetentnosti. Samostatný tým vám ušetří čas a usnadní kontrolu jeho práce. Vaší zodpovědností je pak dodržet to, co slíbíte.

3. Očekávání a pravidla

K udržení (či zvýšení) výkonu vám pomůže nastavení jasných očekávání od týmu. Jednoduchá a srozumitelná pravidla zaručí týmu aspoň minimální jistoty, co se kdy bude odehrávat a jak. Člověk, který nemá kontakt se svým nadřízeným nebo s ostatními členy týmu, se cítí bezprizorní a zmatený. Neví, co se od něho vlastně očekává, jestli to, co dělá, dělá správně. Pocit nejistoty u něho může růst až k pochybování o sobě samém či přínosu pro tým nebo pro celou firmu. Odpojení a nedostatek komunikace je velmi demotivující.

Domluvte se např., kdy se budete potkávat online, kdy očekáváte, že budou členové týmu dostupní, jak budete reagovat na nenadálé změny, kdo je bude řešit, jak se budou komunikovat do týmu, kdo bude koho zastupovat v případě nutnosti apod. Pokud nejsou vaši lidé vůbec zvyklí pracovat na dálku nebo mají problém se doma soustředit na práci, můžete jim doporučit trackovat si činnosti během dne, aby si zvědomili, kolik času tráví skutečnou prací a kolik nejrůznější prokrastinací. Sebedisciplína je náročná a je třeba se ji naučit.

2. Zpětná vazba a motivace

Nepodceňujte přínos zpětné vazby a věnujte se jí pravidelně. Můžete se od svého týmu dozvědět třeba, co jim brání dělat práci pořádně nebo co je aktuálně nejvíce motivuje. V době, kdy sedíte v jedné kanceláři může být motivace jiná, než když je každý doma, a navíc nejspíše i pohromadě se svou rodinou.

Není totiž home office jako home office. Překážky mohou být jak zcela praktické (sdílím jeden stůl / místnost s manželkou), tak i psychické (povinností kolem rodiny je tolik, že nevím, kde mi hlava stojí a těkám z jedné činnosti na druhou). Než začnete panikařit, že váš tým je málo výkonný, zjistěte si, co jsou pravděpodobné příčiny nižšího výkonu a pokuste se najít společně řešení. Mají členové vašeho týmu klid na práci ve stejnou denní dobu, abyste měli možnost se sejít online? Je každý schopen / má možnost se aspoň pár hodin na práci plně soustředit? Co vše je u vašich lidí v současné době jinak a jak se s tím vyrovnávají? Co by jim nyní pomohlo nejvíce, aby dokázali lépe pracovat?

4. Komunikace a nástroj na řízení projektů

Největší nároky při řízení projektů na dálku jsou kladeny na perfektně sladěnou komunikaci a předávání informací. Ve valné většině případů (projektů) se neobejdete bez nástroje na řízení projektů. Pomůže projekt plánovat, sledovat jeho realizaci, organizovat tým a udržovat ho stále informovaný. Mnoho nástrojů má omezené verze, které můžete využívat i zdarma (Trello, Teams, Todoist, Freelo a další). Záleží na vašich požadavcích.

Pro běžné, každodenní úkolování týmu je vhodný téměř jakýkoliv nástroj. Pro řízení konkrétního projektu už budete od nástroje očekávat více, např. vytváření podúkolů, přiřazování různých řešitelů a termínů k různým podúkolům, komentování úkolů, různé filtrování. IT tým bude mít jiné nároky než marketingový nebo obchodní tým.

K výběru konkrétního nástroje můžete využít odpovědi na následující otázky:

• Musí být nástroj v čj nebo může být v aj?

• Může být nástroj placený nebo musí být zdarma? Pokud placený, jaká je max. částka za měsíc, kterou jste ochotni platit?

• Kolik lidí má mít celkem do aplikace přístup?

• Jak zdatní jsou lidé, kteří by měli s aplikací pracovat, v obsluze SW? Používá už někdo nějaký nástroj např. pro soukromé účely?

• Jaká je jejich ochota se naučit pracovat s novým SW?

• Potřebujete, aby mělo plánování i grafickou podobu?

• Potřebujete mít k dispozici Ganttův diagram?

• Potřebujete sledovat i vytíženost členů týmu?

• Potřebujete sledovat čas, který členové týmu tráví plněním úkolů (trackovat)?

• Potřebujete ke každému úkolu přiřadit více členů, kteří se budou na jeho plnění podílet, nebo stačí vždy jen 1 řešitel?

• Potřebujete propojení úkolů s kalendářem?

• Potřebujete, aby měl SW aplikaci do mobilního tel.?

• Má být SW použitelný i na jednoduché procesy?

• Má SW obsahovat i chat?

Pro rychlou komunikaci (chatování) projektoví manažeři a jejich týmy spoléhají nejčastěji na Whatsapp (lze nainstalovat i do počítače), Slack, MS Teams, Skype atd.

Pro online schůzky se osvědčil Zoom, Slack, MS Teams, Google Meet a další.

5. Zapojení týmu a start projektu

Pro zvýšení motivace týmu vždy doporučuji zapojit členy týmu již na úplném začátku plánování projektu. Většina lidí se zdráhá na projektu spolupracovat jen proto, že nezná přesně jeho přínos, účast v projektu jim byla nařízena a neví, co mají očekávat. Pokud mohou být u projektu od začátku, mají možnost projekt ovlivnit a cítí se být jeho součástí.

Požádejte kolegy, které si pro projekt vyberete, aby vám pomohli definovat:

cíl - jaký má být výsledek, čeho chceme na konci projektu dosáhnout (zavedené interní školení / spuštěný nový účetní systém)

přínos - proč bychom měli projekt realizovat, k čemu nám to bude (motivace zaměstnanců, zvýšení odbornosti, lepší vzájemné propojení oddělení napříč firmou / automatizace, úspora nákladů na zpracování účetnictví, zrychlení celého procesu)

členy týmu - kdo všechno se domnívají, že by se projektu měl účastnit

termín - kdy je reálné projekt dokončit (vezměte v úvahu vytížení jednotlivých členů týmu)

rozpočet - kolik bude projekt odhadem stát (nezapomeňte započítat i lidskou práci)

aktivity - jaké jednotlivé činnosti povedou k cíli (harmonogram)

Čím lépe sladěný a motivovaný tým máte, tím snáze přepnete do módu práce na dálku. V každém případě je přechod na online řízení příležitost pro každého manažera maximálně zefektivnit práci týmu a prověřit si vlastní lídrovské schopnosti.

Chcete-li ve firmě přenastavit procesy, aby odpovídaly současným nárokům na efektivitu, upravit organizaci práce zaměstnanců, zavést projektový nástroj nebo jiným způsobem pomoci s řízením projektů a procesů, nebuďte na to sami a využijte zkušené konzultanty.

Více obecných informací k řízení projektů si můžete přečíst v předchozích článcích "Jak motivovat zaměstnance nastavením systematického řízení projektů" a "Jak využít kritickou situaci k zefektivnění spolupráce a procesů".

Naučte se vést svůj hybridní nebo remote tým efektivně a s lehkostí. Začít můžete na workshopu Jak budovat skutečně výkonný a motivovaný tým na dálku.