8 nejčastějších procesních bolístek, 3. díl - Kde jsou největší černé díry v procesech

30.04.2021

Černé díry říkám procesům, na které není nikdy (nebo dlouho) ten správný čas se jim věnovat. Tím, že nejsou nastavené, padají do nich nenápadně a dlouhodobě nemalé finanční částky. Co s tím?

Kde jsou největší černé díry v procesech?

Obvykle jsou nejlépe nastavené procesy v obchodní a marketingové oblasti. Je to správné a logické. Ty přináší firmě peníze. Když je firma malá (cca do 5 lidí), ostatní oblasti nemusí být až tak zprocesované a stále vše funguje. Jak firma roste, je pro ni ale čím dál dražší nemít dobře nastavené procesy např. v personalistice nebo v odděleních, která pracují s dokumenty. Dlouho to není vidět, peníze se tam ztrácí nenápadně, ale když se pak podíváme do čísel, zjistíme, že např. zpracování jedné faktury trvá celkově nesmyslně dlouho a podílí se na ní nadbytečný počet pracovníků. Nebo že se noví lidé zbytečně dlouho zaučují a firma je tak "živí" déle, než kdyby se k zaškolování přistupovalo systematicky a s termíny a oni se mohli co nejdříve plnohodnotně zapojit do práce. 

Černé díry jsou většinou interní procesy, kde není na první pohled vidět finanční ztráta, ale z dlouhodobého hlediska může být v určitých chvílích, např. kdy se firma dramaticky rozrůstá nebo se vyrovnává s nějakou kritickou situací, poměrně bolestivá.

Jak se takových černých děr zbavit jednou provždy?

V personální oblasti stojí za to zamyslet se nad způsobem výběru zaměstnanců, kolik tím trávíte času, kolik jich odchází ve zkušební době, kolik později, proč se tak děje, jak dobře a rychle je zaučujete, jakou zpětnou vazbu jim dáváte při zaučování, jak jste jim nápomocní, aby se mohli rychle rozvíjet, jak dlouho by se měl ideálně nováček zaučovat na tu kterou pozici, aby byl pro firmu co nejdříve přínosem, a v neposlední řadě, jak drahý celý proces je. Určitě odhalíte místa, kde můžete proces vylepšit. Někdy stačí lépe nastavit přijímací pohovory, kdy už při nich odhalíte ne zcela vyhovující kandidáty, jindy se vyplatí zefektivnit proces zaškolování. Není od věci nastavit časové úseky, co musí, za jakou dobu nováček zvládnout, a na konci každé fáze se pobavit, jak se s danou oblastí popasoval. I když to vypadá, že se bude muset nováčkovi z počátku někdo více věnovat, takto investovaný čas se vám určitě vrátí. Navíc mnoho informací můžete předávat i v písemné podobě.

V administrativě je vhodné se zamyslet nad tím, co by se dalo v dnešní době automatizovat a kdo všechno opravdu musí přijít s určitými dokumenty do kontaktu a kolikrát, aby nedocházelo ke zbytečnému "přehazování" papírů mezi pracovníky, prodlevami při schvalování apod. Vyplatí se přemýšlet o změně nastavení zodpovědností a pravomocí tak, aby dokumenty firmou putovaly co nejrychleji a nejkratší cestou. Místo dokumentů vytvořených v excelu či wordu, zauvažovat o nástroji, který dokáže data rovnou ukládat do databází. Zkrátka co nejvíce eliminovat ruční práci.

V příštím dílu se podíváme na to, jak nám chybějící kompetence a zodpovědnosti komplikují život a jak je snadno nastavit.


Napsáno pro nakladatelství FORUM s. r. o. , do časopisu Statutární zástupce firmy.

Naučte se pracovat s procesy jednoduše a efektivně. Začít můžete na workshopu Procesy, které vám ulehčí život.